「あの人に聞かないと分からない」をゼロに。Google ドライブ×AIで自社専用の「AI相談役」を作る方法
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「〇〇の資料、どこにあるか知ってる？」
「この手続き、前はどうやったっけ……」
社内のあちこちで、こんな会話が繰り返されていませんか？
情報が特定の人に偏る「属人化」は、中小企業にとって大きな成長のブレーキとなります。担当者が不在だと業務が止まり、新人が入るたびに同じ説明を繰り返す。これでは、本来取り組むべきクリエイティブな仕事に時間が割けません。
今回は、今お使いのGoogle ドライブにAI（Geminiなど）を掛け合わせるだけで、24時間365日いつでも質問に答えてくれる「自社専用のAI相談役」を作る方法をご紹介します。
なぜ「ナレッジ共有」はいつも失敗するのか？
多くの企業がマニュアル作成や共有フォルダの整理に挑戦しますが、なかなか定着しません。その理由は明確です。
- 「作る」のが大変：完璧なマニュアルを作ろうとして挫折する
- 「探す」のが面倒：フォルダが階層化されすぎて、検索しても出てこない
- 「更新」が止まる：情報が古くなり、結局「詳しい人に聞いたほうが早い」となる
この「作る・探す・更新する」という手間を、AIが劇的に肩代わりしてくれます。
解決策：Google ドライブ×AIで作る「社内相談チャット」
最新のAI（Gemini for Google Workspaceなど）を活用すると、「Google ドライブ内の資料をすべて読み込んだAI」を簡単に作ることができます。
仕組みはシンプル
- 資料を入れる：既存の議事録、マニュアル、過去の企画書をGoogle ドライブに保存します
- AIと連携する：AIにそのフォルダを参照する権限を与えます
- 質問する：「今年の夏期休暇の申請ルールは？」「A社の過去のトラブル対応策を教えて」とチャットで聞くだけ
AIがドライブ内を数秒で検索し、複数の資料を要約して回答してくれます。これなら、フォルダを血眼になって探す必要も、ベテラン社員の手を止める必要もありません。
「ツールを入れただけ」では終わらせない。当社の「伴走型」支援
ここで一つ、大切なことをお伝えします。AIという「便利な道具」を入れただけでは、社内ナレッジ構築は成功しません。
- どの資料をAIに読み込ませるべきか？
- 現場の社員が使いやすいルールはどう作るか？
- AIの回答精度をどうやって上げていくか？
こうした「現場での運用」こそが、成功の鍵を握ります。
当社のサービスでは、システムの構築はもちろん、社員様向けの勉強会や、業務フローに合わせた定着支援までをセットでご提供しています。ITが苦手な社員様が「これなら便利だ！」と笑顔で使いこなせるようになるまで、隣で並走します。
まずは「無料診断」で、どれくらい時間が浮くか計算してみませんか？
社内の「探しもの」や「同じ質問への回答」に使っている時間は、年間で見ると膨大なコストになります。
- 社内ナレッジを整理したいが、何から手をつけていいか分からない
- Google Workspaceをもっと使いこなしたい
- AI導入を検討しているが、セキュリティが心配
そんな不安をお持ちの方は、ぜひ当社の「無料業務診断」をご利用ください。
御社の現在の状況をヒアリングし、AI導入によって具体的に「どれだけの時間とコストが削減できるか」をプロの視点でシミュレーションいたします。